The city’s fighting lawsuits from insurance companies over what it did and didn’t do to respond to problems with flooding in southern Kanata over the years. That’s why an audit report from the city’s auditor general Alain Lalonde was initially presented in secret — the audit is meant to be an honest and full recounting of what happened with the issue over the years, and to the extent the city may have screwed up, having the city’s own staff saying so could be a bit of a problem in court. Here’s my story on the report, from the day of.
The key point in all of it is that while some pre-amalgamation municipalities required that new buildings include backflow valves to stop overstuffed sewers from backing up into basements, not all of them did. And for a time, the amalgamated Ottawa just maintained whatever rules had been in place before, though arguably it should have immediately imposed the highest standards around, everywhere. There’s also an argument over whether the city has the authority to impose the latest standards even on projects it has already approved that haven’t been built yet. If the city had done both things, some of the properties that have flooded over the years might have been better protected.
Councillors Allan Hubley (a former president of the community association in flood-prone Glen Cairn) and Shad Qadri looked at the confidential audit, though, and figured that almost all of it could be released without risking too much trouble. It’s a voluminous document, one that provides some accountability to the residents in their wards, and at their request city council instructed the city’s legal department to work with the auditor-general to come up with a version of the audit report that could be released.
Here that sanitized document is, in PDF form.
Here’s paragraph 8 of the English executive summary:
Following amalgamation in January 1, 2001, the Home Rules design standards used by the City varied significantly across the amalgamated local municipalities. For instance, in Gloucester, City staff report that the requirement for installed inlet control devices was considered “standard operating procedure” and became a requirement in practice although not written in the design standards. However, in Kanata and Goulbourn Township, inlet control devices to protect basements were not required by their design standards, and were not part of the “standard operating procedure”.
While City staff were working between 2001 and 2004 on new City-wide stormwater and servicing design standards, it is not clear why the design practices were not amended to mirror those in place in Gloucester, where inlet control devices were generally used (although not a requirement of the Gloucester standards, staff informed us that it was standard practice to require them). This is more so, given that inlet control devices and other stormwater management requirements had already been implemented pre-amalgamation in some developments in both Goulbourn Township and the City of Kanata.
There’s a kind of peculiar extra line in there, a gap that’s unusual in Lalonde’s documents, which are ordinarily typeset to a really high standard (it’s the sort of thing you notice if you’re in my business). So, well, here’s that same paragraph 8 in French (the executive summary is the only part in French — the body of the report is only in English):
À la suite de la fusion, le 1er janvier 2001, les normes de conception des règlements des anciennes municipalités utilisées par la Ville variaient considérablement entre les anciennes municipalités désormais regroupées. Le personnel de la Ville rapporte par exemple que dans les règlements de l’ancienne municipalité de Gloucester, l’installation de dispositifs de contrôle du débit était considérée comme une procédure opérationnelle qui allait de soi, au point de devenir une exigence incontournable, même sans être consignée par écrit dans les normes de conception. Toutefois, à Kanata et dans le Canton de Goulbourn, les dispositifs de contrôle du débit pour protéger les sous-sols n‟étaient pas obligatoires et leur installation ne faisait pas partie des procédures opérationnelles normales.
Les pratiques en matière de conception auraient pu être modifiées pour comprendre l’installation de dispositifs de contrôle du débit ou d’autres améliorations qui faisaient déjà partie des modèles réglementaires d‟autres anciennes municipalités.
De 2001 à 2004, alors que le personnel de la Ville travaillait à élaborer de nouvelles normes de conception pour les égouts et la gestion des eaux pluviales, les raisons pour lesquelles les pratiques en matière de conception n‟ont pas été modifiées pour s‟harmoniser à celles en vigueur à Gloucester, où des dispositif de contrôle du débit étaient généralement utilisés (même si cela ne faisait pas partie des exigences en vertu des normes de Gloucester, le personnel nous a informés que le fait d‟exiger de tels dispositifs constituait une pratique usuelle) ne sont pas claires, d‟autant plus que les dispositifs de contrôle du débit et les autres exigences touchant les eaux pluviales avaient déjà été mises en place avant la fusion dans certains projets d‟aménagement tant dans le Canton de Goulbourn que dans la ville de Kanata.
The part I bolded is included in the French and not in the English. And it’s the auditor saying the city could have updated its design standards to require backflow valves everywhere.
Paragraph 9 of the English:
In our opinion, draft plan conditions can be amended if necessary and this is specifically permitted by the Planning Act. A subdivision agreement includes the draft plan conditions as a schedule, which allows the ability to ensure that engineering drawings and standards are updated. Therefore, for practical purposes, it is our opinion that the City can modify the requirements of the subdivision agreement up to the point where it gives final approval of the works as constructed. As further discussed below, management does not agree with our opinion.
Our Office obtained a legal opinion, from an outside firm, indicating that the existing conditions of subdivision agreements are broadly defined such that “the City can modify the requirements of a subdivision agreement up to the point where it gives final approval of the works as constructed”. The legal opinion indicates that this is possible because the subdivision agreement conditions stipulate that everything must be done “to the satisfaction of” an identifiable individual representing the City. Clearly the individual should not be satisfied unless the current standards are met.
City staff provided a confidential legal opinion in which they were not able to fully endorse the external opinion. The City should on a go-forward basis, ensure the wording in the subdivision agreement clearly indicates that where engineering design standards have changed, since the time of registration of the subdivision agreement, that the developer shall be responsible at its expense, to update its design and construction to meet the current engineering standards, to the satisfaction of the City
Paragraph 9 of the French:
À notre avis, il est possible, au besoin, d’apporter des modifications aux conditions d’un plan provisoire et cela est bel et bien permis en vertu de la Loi sur l’aménagement du territoire. L’accord de lotissement comprend un calendrier des conditions du plan provisoire, qui permet de s’assurer que les normes et les dessins conceptuels sont mis à jour. En conséquence, pour des raisons pratiques, nous sommes d’avis que la Ville peut modifier les exigences d’un accord de lotissement jusqu’au moment où elle donne son approbation finale aux travaux tels que construits. Comme nous le mentionnons plus loin, la direction est en désaccord avec notre opinion.
Notre bureau a obtenu un avis juridique d’un cabinet externe, lequel a indiqué que les conditions existantes d’un accord de lotissement sont définies au sens large de façon que « la Ville puisse modifier les exigences d’un accord de lotissement jusqu’à ce qu’elle accorde son approbation finale aux travaux tels que construits ». Cet avis juridique précise que c’est possible parce qu’il est stipulé dans les conditions d’un accord de lotissement que tout doit être fait « à la satisfaction » d’un particulier identifiable représentant la Ville. Il apparaît donc clair que cette personne ne peut pas être satisfaite tant que les normes actuelles en vigueur ne le sont pas elles aussi.
La Direction des services juridiques de la Ville est en désaccord avec l’avis juridique extérieur obtenu par notre bureau. L’opinion de la Direction des services juridiques est jointe à l’annexe C du présent rapport. L’opinion juridique de la Ville conclut que « [Traduction] Il est approprié pour la Ville d’adopter une position ferme au moment de l’application des normes actuelles approuvées par le Conseil en matière d’infrastructures. Toutefois, il est permis à un demandeur de remettre en question l’approche adoptée par la municipalité. Lorsque les normes sont différentes de celles qui prévalaient au moment où la demande d’aménagement a été effectuée, lors d’une audience devant les tribunaux, la municipalité pourrait ne pas parvenir à imposer de telles normes. » La Ville estime donc qu’elle n’a peut-être pas l’autorité nécessaire pour s’assurer que les normes actuelles de conception sont respectées dans le cas d’accords de lotissement dont la date est antérieure à la date d’entrée en vigueur des normes de conception technique. Dans ce cas, la Ville doit aller de l’avant et s’assurer que le libellé de l’accord de lotissement indiquera que lorsque les normes de conception technique auront changé depuis la date d’enregistrement de l’accord de lotissement, le promoteur sera responsable, à ses frais, des modifications qu’il devra apporter à la conception et à la construction de son projet afin de satisfaire aux normes techniques en vigueur, à la satisfaction de la Ville.
This is a somewhat technical dispute in which the auditor’s hired lawyer and the city’s own legal department disagree on whether the city has the authority to impose new design standards on already-approved projects that haven’t been built yet.
Here’s paragraph 21 of the English:
The City realized that further studies were required to determine the necessary improvements to the Glamorgan Drive, Uxbridge Crescent, Dundegan Drive area.
Here’s paragraph 21 of the French executive summary:
La Ville s’est rendu compte que de nouvelles études s’imposaient pour déterminer les améliorations nécessaires au secteur de la promenade Glamorgan, du croissant Uxbridge et de la promenade Dundegan, mais elle a reporté ces études et ne les a pas réalisées.
The city realized that studies were needed but didn’t do them, according to the auditor.
As it turns out, I hit all these points in my story back in September, so none of it will be a huge surprise to the lawyers involved in the litigation against the city, and if they’re half-decent they’d have discovered all of it in the course of building their cases anyway (except possibly the material in the second quotation, which is probably covered by solicitor-client privilege but isn’t that important for the current cases anyway). But it does raise some kind of serious-seeming questions about the auditor’s office and the legal department.
